Arbeiten mit Kennzahlen (Shopfloor Management)

Ein Team das monatliche Kennzahlen bespricht

Die Bedeutung von Kennzahlen im Betrieb

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Kennzahlen ein unverzichtbares Werkzeug für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie bieten klare Einblicke in Betriebsabläufe, ermöglichen fundierte Entscheidungen und helfen dabei, die Effizienz zu maximieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum das arbeiten mit Kennzahlen wichtig ist, wie Sie die Daten analysieren und welche Schritte Sie zur Verbesserung unternehmen können.

Arbeiten mit einer Kennzahl

1. Einführung in die Kennzahlen

Kennzahlen sind quantitative Größen, die es Unternehmen ermöglichen, den Fortschritt zu messen und Herausforderungen zu identifizieren. Quantitative Größen sind messbare Werte, die in numerischer Form ausgedrückt werden können, wie zum Beispiel Nacharbeit in Stunden, Umsatz in € oder Bestand in €. Sie ermöglichen eine präzise Analyse und den Vergleich von Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die tägliche oder wöchentliche Arbeit mit einer Kennzahl, wie zum Beispiel den Nacharbeiten pro Stunde können Sie Trends erkennen und rechtzeitig auf Probleme reagieren.

2. Das Verständnis der Datengrundlage

Der erste Schritt in der effektiven Nutzung einer Kennzahl besteht darin, deren Grundlage zu verstehen. Dies bedeutet, dass Sie sich intensiv mit dem Ablauf wie die Kennzahl zustande kommt und ins System kommt und weiterverarbeitet wird auseinandersetzen müssen. Oftmals kommt es vor, dass Mitarbeiter Tätigkeiten unterschiedlich verbuchen oder interpretieren. So könnte ein Mitarbeiter beispielsweise ein Bauteil in welchem ein Gewinde fehlt und er es hineinsetzt (nachbohrt und schneidet) als Nacharbeit buchen, während ein anderer das Nachbohren als produktiv Leistung erfasst. Hier gilt es ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, als Standard festzulegen, zu schulen und zu prüfen. Je belastbarer ihre Kennzahl ist desto genauer können Sie den Erfolg ihrer Maßnahmen nachverfolgen.

Bitte beachten Sie: In der Praxis gestaltet sich dies nicht immer einfach. Ich empfehle Ihnen, mit einer Kennzahl zu beginnen und diese täglich im Blick zu behalten. Gehen Sie schrittweise vor, um die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, die erforderlich sind, um diese Kennzahl in eine belastbare Größe umzuwandeln. Mein Rat ist, täglich kleine Schritte zu machen, um besser zu verstehen, wie die Kennzahl entsteht und ob sie korrekt ist, suchen Sie nicht die Perfektion, sondern zielen Sie darauf ab die Kennzahl ausreichend genau zu buchen.

3. Das eigentliche Arbeiten mit der Kennzahl

Sobald Ihre Kennzahl belastbar ist, können Sie mit der Analyse beginnen. Nehmen wir an, Sie ziehen die Kennzahl Nacharbeit jeden Montag aus dem System. Wenn von Montag bis Freitag beispielsweise 30 Stunden Nacharbeit in der gesamten Abteilung angefallen sind, sollten Sie sich die Buchungen detaillierter ansehen. An diesem Punkt ist es entscheidend, Prioritäten zu setzen, nicht selten werden Sie 20 Buchungen oder mehr finden.

Beispiel für Daten aus einem ERP-System (Enterprise-Ressource-System); Absteigend nach Stunden sortiert

4. Priorisierung der Buchungen

Wenn Sie all diese Buchungen gleichzeitig analysieren wollen, wird Ihnen die Zeit fehlen. Konzentrieren Sie sich auf die Buchungen, die eine größere Auswirkung auf Ihre Effizienz haben. Legen Sie also einen Filter fest: Zum Beispiel, alle Buchungen unter 4 Stunden werden vorerst nicht bearbeitet. Gehen Sie dann nur diesen Buchungen hinterer oder entscheiden Sie sich zum Beispiel nur für die drei größeren Buchungen. Holen Sie sich im ersten Schritt zum Beispiel die Informationen von den Teamleitern ein und verstehen Sie was hinter diesen Ausreißern steckt. Entscheiden Sie nun, ob Sie alle drei Ausreißer richtig verstehen können oder ob Sie nur einen auswählen.

TOP 3 - Probleme Nacharbeit

5. Problemverstehen vor Ort

Um den Ausreißer wirklich zu verstehen, ist die Empfehlung, gemeinsam mit dem Teamleiter vor Ort zu gehen und mit den Mitarbeitern zu sprechen. So stellen Sie sicher, dass Sie das Problem präzise erfassen. Wenn Sie den Fehler machen, das Problem nur unzulänglich zu verstehen oder zu glauben, Sie hätten es verstanden, könnte dies dazu führen, dass Ihre nachfolgenden Schritte nicht zielführend sind/ umgangssprachlich gesagt: Die Zeit ist vergeudet. Oftmals liegen die Lösungen auf der Hand, wenn Sie erst einmal das Problem richtig verstanden haben.

Gehen Sie zum Beispiel nur einem Problem nach und verstehen dies richtig

6. Maßnahmen planen

Nach der Analyse sollten Sie das identifizierte & priorisierte Probleme in einen Maßnahmenplan aufnehmen. Manchmal handelt es sich um Unwissenheit, dies kann durch eine Schulung schnell behoben werden. Bei Fehlern kann überlegt werden, welche Maßnahmen die Anzahl reduzieren könnte. Ein andere mal kann ein Problem sehr hartnäckig sein und eine detaillierte Ursachenanalyse erfordern. Oftmals geschieht es auch, das die Fehlerursache nicht eindeutig identifiziert werden kann, weil Sie zum Beispiel von einer anderen Abteilung verursacht wurde und der Fehler bei der Montage erst auffällt.

7. Standards schaffen & Informationen weitergeben

Wenn Sie ein wiederkehrendes Problem identifiziert und gelöst haben, kann es sinnvoll sein, Standards zu erstellen und Ihre Mitarbeiter darin zu schulen. Diese Standards helfen, zukünftige Probleme zu vermeiden und fördern die Effizienz ganzheitlich.

Prüfen Sie ebenfalls, ob die Informationen für andere von Bedeutung sein könnte. In diesem Fall ist es entscheidend, diese Informationen entsprechend weiterzugeben. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und von wichtigen Erkenntnissen

profitieren können.

8. Standards überprüfen

Schließlich sollten Sie die Einhaltung dieser Standards regelmäßig überprüfen, etwa durch Begehungen. Mehr Informationen zu Begehungen finden Sie in meinem Blog.

9. Kennzahlen kontinuierlich nutzen

Wenn Sie regelmäßig mit einer/ mehreren Kennzahl(en) arbeiten, sollten Sie auch Kennzahlen auf Monatsebene einführen – in diesem Fall die Nacharbeitsstunden pro Monat. Seien Sie sich bewusst, dass die Werte nicht immer linear sinken werden. Der Fortschritt kann schwankend sein, ähnlich einem Hundebesitzer, der mit seinem Hund spazieren geht: Mal ist der Hund vor ihm, mal hinter ihm. Diese Variationen spiegeln sich auch in Ihren Kennzahlen wider. Wichtig ist, dass Sie langfristig die Ursachen für Nacharbeiten gezielt angehen. Der Trend wird sich mit der Zeit stabilisieren und verbessern.

Fazit

Die Arbeit mit Kennzahlen, ist ein effektiver Weg, um die Effizienz zu steigern. Indem Sie ein tiefes Verständnis für die Datengrundlage entwickeln, systematisch analysieren, das Problem verstehen, Maßnahmen ableiten, Standards schaffen und prüfen, sowie Mitarbeiter schulen legen Sie den Grundstein um vom Trouble-Shooting zu stabilen Prozessen in Ihrem Unternehmen zu gelangen.

Der Weg zum Shopfloor management

Mit der Einführung von Kennzahlen haben Sie einen guten Schritt in Richtung effektives Shopfloor Management gemacht. Um Shopfloor Management umfassend zu nutzen und als dynamische Kultur zu implementieren, die sich kontinuierlich weiterentwickelt, ist es ratsam, die Unterstützung eines Beratungsunternehmens in Betracht zu ziehen.