Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI)
- meiere613
- 29. März
- 6 Min. Lesezeit
In der gegenwärtigen Geschäftswelt stellt die Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) längst keine bloße Modeerscheinung mehr dar, sondern hat sich zu einer grundlegenden Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg entwickelt. Firmen, die Künstliche Intelligenz (KI) nutzen und Digitale Prozesse implementieren, erlangen einen signifikanten Wettbewerbsvorteil und sind in der Lage, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Je nach Aufgabe, Tätigkeit und Prozess ist es möglich bis zu 75% Zeit einzusparen, die Fehlerrate zu senken, zusätzlichen Kundenutzen zu generieren und qualitativ hochwertigere Arbeit zu leisten.
Der Unterschied zwischen Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz
Die Begriffe Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) werden oft synonym verwendet, doch sie beschreiben unterschiedliche Konzepte, die sich gegenseitig ergänzen. Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess, analoge Informationen in digitale Formate zu überführen. Dies kann beispielsweise das Scannen von Dokumenten oder die Umstellung auf digitale Kommunikationsmittel umfassen. Durch die Digitalisierung werden Daten zugänglicher und Prozesse effizienter, was Ihnen als Unternehmer viele Vorteile bietet.
Künstliche Intelligenz hingegen ist ein Bereich der Informatik, der Maschinen befähigt, aus Daten zu lernen und Entscheidungen zu treffen. KI kann Ihre digitalisierten Daten analysieren, Muster erkennen und Vorhersagen treffen, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Während die Digitalisierung die Grundlage für den Zugriff und die Verarbeitung von Informationen schafft, nutzt KI diese digitalen Daten, um intelligente Lösungen zu entwickeln. Zusammen ermöglichen beide Konzepte eine signifikante Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und tragen dazu bei, dass Sie in einem wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich bleiben. Indem Sie sowohl Digitalisierung als auch KI implementieren, können Sie Ihre Effizienz steigern und neue Möglichkeiten für Ihr Unternehmen erschließen.
KI & Digitalisierung - “unbegrenzte” Vielfalt an Lösungen
Über Künstliche Intelligenz und Digitalisierung wird in der heutigen Zeit sehr viel geschrieben. Die Anzahl der Lösungen und Angebote, die in diesem Bereich verfügbar sind, scheint nahezu unbegrenzt. Viele Unternehmen und Fachleute präsentieren innovative Ansätze, um die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Aufgrund der Fülle an Informationen und Optionen möchte ich das Thema nur oberflächlich ankratzen. Es gibt unzählige Gesichtspunkte und Zusammenhänge, die es wert wären, detailliert beleuchtet zu werden. Ich möchte an dieser Stelle lediglich einen ersten allgemeinen Überblick präsentieren und anschließend mit einer Software aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz fortfahren, die inzwischen weit verbreitet ist..
KI am Beispiel von Chatboots
Am Beispiel von Chatbots (ChatGPT, Copilot, DeepSeek, Gemini…) möchte ich kurz erläutern, welche Möglichkeiten KI bietet. Wie bereits erwähnt, gibt es eine immense Auswahl an KI-Software, die Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Effizienz zu steigern und innovative Lösungen zu finden.
Die Nutzung von KI-gestützten Tools wie Chatbots kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Diese Programme bieten Ihnen die Möglichkeit, Texte effizient zu erstellen, Ideen zu generieren und komplexe Aufgaben in Programmen wie Word, Excel und PowerPoint zu optimieren. Sie können Chatbots beispielsweise nutzen, um Inhalte für Berichte oder Präsentationen zu formulieren. Geben Sie einfach das Thema an, und erhalten Sie sofortige Vorschläge, die Sie anpassen können.
In Excel hilft Ihnen beispielsweise Copilot dabei, Datenanalysen durchzuführen oder Formeln zu erstellen, ohne tief in die Materie eintauchen zu müssen. Sie können Fragen stellen oder spezifische Aufgaben definieren, und die KI liefert Ihnen die benötigten Lösungen schnell und präzise.
Für PowerPoint ermöglicht Copilot Ihnen, ansprechende Folienlayouts zu erstellen und Inhalte visuell aufzubereiten, was Ihre Präsentationen professioneller aussehen lässt.
Der Nutzen dieser Tools liegt klar auf der Hand: Sie sparen Zeit, erhöhen Ihre Effizienz und unterstützen Sie dabei, Ihre Ideen klarer und überzeugender zu kommunizieren. Nutzen Sie diese Technologien, um Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern!
Nutzung von Chatboots am Beispiel von ChatGPT in der Assistenz/ Sekretariat
Klare und präzise Fragen stellen: Beginnen Sie damit, Ihre Fragen so klar und spezifisch wie möglich zu formulieren. Anstatt allgemeine Fragen zu stellen, sollten Sie genau angeben, was Sie benötigen. Dies ermöglicht dem Modell, gezielte und hilfreiche Antworten zu geben.
Relevante Informationen bereitstellen: Teilen Sie alle notwendigen Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage wichtig sind. Je mehr Kontext Sie geben, desto relevanter und nützlicher wird die Antwort sein.
Szenarien durchspielen: Nutzen Sie ChatGPT, um verschiedene Szenarien durchzuspielen. Sie können verschiedene Fragen stellen.
Kontrolle des Inputs: Achten Sie darauf, dass die Informationen, die Sie ChatGPT zur Verfügung stellen, korrekt und aktuell sind. Dies beeinflusst maßgeblich die Genauigkeit der Antworten.
Feedback einholen: Verwenden Sie die Antworten von ChatGPT als Ausgangspunkt für Ihre Arbeit. Überprüfen Sie die Informationen und zögern Sie nicht, nachzuforschen, wenn etwas unklar ist. Wenn Sie mehr Details benötigen stellen Sie ChatGPT erneut Fragen.
Beispiel für die Arbeit in der Assistenz/ im Sekretariat mit ChatGPT
Stell Sie sich vor eine Mitarbeiterin muss eine Geschäftsreise für den Geschäftsführer planen.
Schritt-für-Schritt-Anwendung:
Fragen präzise stellen: Anstatt zu fragen, „Was sind die besten Hotels in Berlin?“, könnte die Mitarbeiterin fragen: „Welches Hotel in Berlin bietet die beste Anbindung an die Messe und ist trotzdem ruhig gelegen?“
Relevante Informationen angeben: Die Mitarbeiterin könnte hinzufügen, dass der Geschäftsführer einen speziellen Fokus auf leckeres Essen legt.
Szenarien durchspielen: Sie könnte ChatGPT auch nutzen, um verschiedene Szenarien zu vergleichen, indem sie nach optimalen Flugzeiten oder möglichen Reisekosten fragt, um die besten Optionen zu finden.
Daten überprüfen: Bevor sie die Informationen an den Geschäftsführer weitergibt, wird sie die empfohlenen Hotels und deren Bewertungen auf anderen Reiseplattformen überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell und relevant sind.
Feedback einholen: Nach der Präsentation der Optionen könnte die Mitarbeiterin um Rückmeldung bitten, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen des Geschäftsführers erfüllt wurden. So kann sie gegebenenfalls Anpassungen in der Planung vornehmen.
Durch diesen strukturierten Ansatz kann die Sekretärin ChatGPT effektiv einsetzen, um die Planung der Geschäftsreise zu optimieren und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des Geschäftsführers bestmöglich erfüllt werden.
Link zur kostenlosen “Demoversion” von ChatGPT :
Kleiner Auszug an KI-Lösungen
Microsoft 365 Copilot – Eine KI-Integration in Microsoft 365-Anwendungen, die Nutzern hilft, produktiver zu arbeiten, indem sie Inhalte generiert, Informationen zusammenfasst und Aufgaben automatisiert, um die Effizienz zu steigern.
Otter.ai – Eine KI-gestützte Transkriptionssoftware, die in Echtzeit Meetings aufnimmt und transkribiert, um Notizen zu erstellen und die Nachverfolgung von Diskussionspunkten zu erleichtern.
Grammarly – Eine Schreibassistenz-App, die Texte auf Grammatik, Rechtschreibung und Stil überprüft und Verbesserungsvorschläge macht, um die Klarheit und Wirkung schriftlicher Kommunikation zu steigern.
Doodle – Ein einfaches Tool zur Terminplanung, das Nutzern hilft, geeignete Zeiten für Gruppentreffen zu finden, indem es Verfügbarkeiten vergleicht und Umfragen erstellt.
Was Künstliche Intelligenz betrifft, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die für die Position der Assistenz der Geschäftsführung, sowie für das Sekretariat von Interesse sein könnten. Auch für Projektleiter, im Vertrieb/Marketing und allen weiteren Berufen, die mit dem PC arbeiten, stehen unzählige KI-Tools zur Verfügung. Diese Technologien ermöglichen es Ihnen, effizienter zu arbeiten und Ergebnisse von höherer Qualität zu erzielen.
Praktische Beispiele für erfolgreiche Digitalisierung
Die Digitalisierung kann für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung darstellen, bietet jedoch enorme Chancen zur Effizienzsteigerung. Ein anschauliches Beispiel ist die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems.
Ein weiteres Beispiel sind automatisierte Marketing-Tools. Diese ermöglichen es, personalisierte Kampagnen zu erstellen und gleichzeitig den Aufwand für manuelle Tätigkeiten zu minimieren.
Diese Beispiele zeigen, dass die Digitalisierung nicht nur technologische Veränderungen bedeutet, sondern auch konkrete Verbesserungen in der täglichen Arbeit mit sich bringt.
Wenn Sie bereit sind, diese Schritte zu gehen, können Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens nachhaltig steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen.
Kleiner Auszug aus dem Themenfeld der Digitalisierung:
Das Shopfloor-Board ist eine digitale Lösung zur Unterstützung von Lean-Management-Prinzipien, die es Unternehmen ermöglicht, relevante Kennzahlen, Aufgaben und Probleme in Echtzeit visuell darzustellen. Es fördert die Transparenz und Kommunikation im Team, optimiert Arbeitsabläufe und verbessert die Effizienz in der Produktion.
Elektronische Exportkontrolle, ist unter anderem ein Workflow, der Unternehmen dabei unterstützt, die Einhaltung von Exportvorschriften zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu minimieren. Dieses ermöglicht eine effiziente Überwachung von Exporten, indem sie automatisierte Prüfungen und das Management erforderlicher Genehmigungen durchführt.
Ist eine cloudbasierte Bestandsmanagement-Lösung, die speziell für kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurde. Mit Echtzeitanalysen und Prognosetools hilft Netstock, den Lagerbestand zu optimieren, Überbestände zu vermeiden und die Liquidität zu verbessern, was zu einer insgesamt höheren Effizienz führt.
Fazit:
In der heutigen Geschäftswelt ist es unumgänglich, sich den Herausforderungen der Digitalisierung und der Künstlichen Intelligenz (KI) zu stellen. Wie in diesem Bericht ausführlich dargelegt wurde, sind Unternehmen, die diese Technologien einsetzen, in der Lage, einen signifikanten Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Durch die Integration von KI & Digitalisierung in die täglichen Abläufe können Unternehmen bis zu 75% Zeit einsparen und die Fehleranzahl deutlich reduzieren. Diese Transformation ist nicht bloß eine Option, sondern eine notwendige Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg.
Viele KI-Lösungen sind einfach und von jedem sofort nutzbar, es bedarf lediglich Ihrer Bereitschaft, sich damit auseinanderzusetzen und zu probieren.
Nutzen Sie die Erkenntnisse aus diesem Beitrag als Ausgangspunkt, um Ihre eigene digitale Transformation zu beginnen oder weiter voranzutreiben.
Aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten ist es oft sinnvoll, einen Experten für Prozessoptimierung und Digitalisierung hinzuzuziehen. Er oder sie kann den Markt basierend auf Ihren Bedürfnissen analysieren und Ihnen die bestmöglichen Lösungen vorstellen.
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